CRÉER VOTRE ASSOCIATION LOCALE

Dossier juridique centralisé ⌄

Créer un dossier unique, physique et numérique, intitulé :

DOSSIER JURIDIQUE – Association [Nom complet]

Ce dossier doit contenir :

Documents fondateurs

• Statuts signés
• Règlement intérieur
• Charte morale adoptée
• Procès-verbal de l’Assemblée Générale constitutive signé
• Liste des dirigeants déclarés

Documents administratifs officiels

• Récépissé préfectoral de déclaration
• Publication au JOAFE (copie PDF)
• Numéro RNA
• Attestation d’assurance responsabilité civile

Documents bancaires

• RIB de l’association
• Convention d’ouverture de compte
• Liste des personnes habilitées à signer

Documents réglementaires complémentaires (si applicable)

• Convention d’occupation de salle municipale
• Convention de partenariat
• Autorisations d’intervention sur site
• Déclarations d’événements publics (si requis)

Classement des procès-verbaux (PV) ⌄

Créer un dossier séparé :

REGISTRE DES DÉLIBÉRATIONS

Conserver les PV chronologiquement, numérotés et signés.

A. PV d’Assemblée Générale Ordinaire (AGO)

L’AGO doit avoir lieu :

Au minimum une fois par an

Pour :

• approbation des comptes
• validation du rapport moral
• validation du rapport financier
• fixation des cotisations
• élection ou renouvellement du Bureau

Documents à conserver :

• Convocation
• Feuille d’émargement
• PV signé

B. PV d’Assemblée Générale Extraordinaire (AGE)

L’AGE est obligatoire en cas de :

• Modification des statuts
• Changement de dénomination
• Changement d’objet
• Dissolution
• Transformation majeure

Conserver :

• Convocation
• Texte modifié
• PV signé
• Déclaration en préfecture si modification statutaire

C. PV de Bureau

Recommandé :

• Tous les 2 à 4 mois

À chaque décision importante

Cas typiques :

• Validation d’un projet
• Autorisation d’intervention
• Validation d’un partenariat
• Acceptation d’un don important
• Engagement d’une dépense significative

But :

Tracer les décisions pour protéger les dirigeants.

Registres internes recommandés ⌄

Pour un fonctionnement professionnel :

A. Registre des membres

Doit contenir :

• Nom / Prénom
• Adresse
• Email
• Type de membre
• Date d’adhésion
• Cotisation (don libre)

(adhésion permanente)

B. Registre des interventions

• Date
• Lieu
• Propriétaire
• Type d’intervention
• Autorisation écrite jointe
• Responsable désigné

(convention à créer)

C. Registre des dons

• Date
• Nom du donateur
• Nature du don (financier / matériel)
• Montant ou estimation
• Affectation
• Justificatif

D. Registre spécial

1) Définition

Le registre spécial est un document obligatoire prévu par l’article 5 de la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901.

Il permet de tracer officiellement les modifications importantes de l’association.

Toute modification statutaire ou changement de dirigeant y est consigné chronologiquement.

Même si son contrôle est aujourd’hui rare, il reste juridiquement exigible.

2) Que doit contenir le registre spécial ?

Il doit mentionner chronologiquement :

• Les modifications de statuts
• Les changements de dirigeants
• Les changements de siège social
• Les déclarations modificatives en préfecture
• Les dates de récépissés préfectoraux

Chaque inscription doit préciser :

• la nature de la modification
• la date de décision
• la date de déclaration en préfecture
• le numéro de récépissé

3) Format du registre spécial

Deux possibilités :

Format papier (classique)

• Cahier relié
• Pages numérotées
• Pas de feuilles volantes
• Mentions manuscrites ou imprimées collées

Format numérique

Aujourd’hui admis en pratique, à condition :

• que les mentions soient chronologiques
• non modifiables a posteriori
• archivées de manière sécurisée

Recommandation prudente :

Conserver une version PDF annuelle signée.

4) Quand faut-il l’utiliser ?

À chaque :

• AGE modifiant les statuts
• Changement de Président
• Changement d’adresse
• Modification importante déclarée en préfecture

Pas nécessaire pour :

• PV de Bureau ordinaires
• AGO annuelles sans modification statutaire

5) Pourquoi est-il important ?

Il sert à :

• Justifier la régularité de l’association
• Protéger les dirigeants
• Faciliter une transmission future
• Répondre à une demande administrative éventuelle

Organisation numérique minimale ⌄

Créer un Drive structuré :

01 – Statuts & Juridique

02 – Comptabilité

03 – PV & Réunions

04 – Interventions

05 – Communication

06 – Partenariats

Accès limité aux dirigeants.

Bonnes pratiques de gouvernance ⌄

À intégrer dans le dossier :

✔ Ne jamais prendre de décision importante sans trace écrite

✔ Toujours valider les dépenses importantes par le Bureau

✔ Toujours exiger une autorisation écrite avant intervention

✔ Ne jamais promettre un résultat technique

✔ Ne jamais engager l’association oralement

Conformité éthique & institutionnelle ⌄

Charte acceptée

• Charte acceptée par les membres actifs (référence dans le dossier d’adhésion)

Cohérence institutionnelle

• Aucun document public ne contredit :
• l’obligation de moyens (différent de l’obligation de résultat)
• la non-substitution aux professionnels
• la prudence technique

Compte bancaire associatif ⌄

1. Principe

Toute association loi 1901 n’a pas d’obligation légale d’ouvrir un compte bancaire.

Cependant, dans la pratique, un compte bancaire distinct est indispensable dès lors que l’association perçoit des cotisations, reçoit des dons, sollicite des subventions, engage des dépenses ou organise des événements.

Le compte doit être au nom exact de l’association déclarée.

2. Conseil stratégique : choisir une banque locale

Il est fortement recommandé de privilégier :

✔ une banque locale ou régionale

✔ une agence physique

✔ un établissement ayant un service “associations”

Pourquoi ?

• Relation humaine directe
• Facilité pour les dossiers de subvention
• Possibilité de rendez-vous en cas de difficulté
• Meilleure compréhension des structures locales

Éviter si possible :

✖ Comptes personnels utilisés pour l’association

✖ Banques 100 % en ligne sans interlocuteur identifié

3. Documents à préparer avant rendez-vous

Préparer un dossier complet :

• Statuts signés
• Récépissé préfectoral
• Publication JOAFE
• PV du Bureau désignant les signataires
• Pièces d’identité des dirigeants
• Justificatif de domicile du siège
• Numéro SIREN (si déjà obtenu)

Phrase parfaite :

« Le Président est représentant légal, et le Bureau a prévu un signataire mandaté en cas d’absence, conformément à ce PV. »

4. Points à vérifier lors de l’ouverture

• Qui est habilité à signer ? (Président, Trésorier et/ou Secrétaire)
• Accès en ligne sécurisé
• Carte bancaire nécessaire
• Plafonds de paiement adaptés
• Frais bancaires associatifs négociés
• Outil de paiement en ligne adapté

Recommandation :

Toujours prévoir au minimum deux signataires habilités.

5. Bonnes pratiques de gestion

• Ne jamais mélanger fonds personnels et fonds associatifs
• Éviter les paiements en espèces
• Toujours conserver justificatifs
• Éviter retraits en liquide sauf nécessité
• Valider toute dépense importante par PV de Bureau

6. Cas particuliers

Si l’association reçoit :

• dons importants
• mécénat
• subventions publiques

Il est recommandé :

• d’informer le Bureau
• de consigner la décision d’acceptation en PV

Assurances associatives ⌄

1. Principe

Dès qu’une association organise :

réunions

interventions

chantiers

événements publics

Elle engage sa responsabilité.

L’assurance est une protection des dirigeants et des bénévoles.

2. Assurance minimale indispensable

• Responsabilité Civile Association

Couvre :

• dommages causés à un tiers
• dégâts matériels
• dommages corporels
• erreurs involontaires

Obligatoire dans les faits dès qu’il y a activité.

3. Garantie spécifique : chantiers avec bénévoles

Indispensable si l’association :

intervient sur un puits

organise un chantier participatif

manipule outils ou matériaux

travaille sur terrain privé

Demander explicitement :

• Garantie “chantiers bénévoles”
• Couverture des bénévoles non salariés
• Protection en cas d’accident corporel

Vérifier :

• plafond d’indemnisation
• exclusions
• déclaration préalable nécessaire ou non

4. Garantie : actions de communication / événements

À prévoir si l’association :

organise conférences

tient un stand

participe à un marché

organise exposition

Demander :

• Extension “événements ponctuels”
• Responsabilité organisateur
• Couverture matériel exposé

5. Points à vérifier dans le contrat

• L’association est nommée exactement comme déclarée
• Les activités patrimoniales sont mentionnées
• Les interventions sur site privé sont couvertes
• Les bénévoles sont explicitement inclus
• La garantie couvre toute la France

6. Bonnes pratiques

• Informer l’assureur de la nature réelle des activités
• Déclarer les chantiers importants
• Conserver copie du contrat
• Conserver attestation annuelle

7. Message important à intégrer dans le dossier

Aucune intervention ne doit être réalisée sans assurance active couvrant explicitement les activités déclarées de l’association.

Ces deux blocs (banque + assurances) sécurisent les dirigeants, les bénévoles, les propriétaires et le réseau national.

Principe général

Une association loi 1901 doit tenir une comptabilité :

• sincère
• régulière
• transparente
• traçable

Même en l’absence d’obligation comptable complexe.

L’objectif est double :

• assurer la transparence
• protéger juridiquement les dirigeants

Comptabilité associative minimale

(Cas d’une petite association locale sans subvention importante)

Obligatoire :

• Suivi chronologique des recettes
• Suivi chronologique des dépenses
• Conservation des justificatifs
• Présentation annuelle en Assemblée Générale

A. Suivi recettes / dépenses

Un simple tableau suffit :

| Date | Nature | Recette | Dépense | Mode de paiement | Observations |

À tenir à jour mensuellement.

B. Justificatifs conservés

Chaque écriture doit correspondre à un document.

Aucune dépense sans justificatif.

C. Présentation annuelle en AG

À l’Assemblée Générale Ordinaire :

• Présentation du rapport financier
• Présentation du solde bancaire
• Vote d’approbation des comptes

Le PV d’AGO doit mentionner :

“Les comptes ont été présentés et approuvés.”

Archivage comptable

Conserver :

• Factures
• Reçus
• Notes de frais
• Relevés bancaires
• Bordereaux de remise de chèques
• Convention de subvention (si applicable)

Durée conseillée : 10 ans

Seuils à connaître (très important)

La comptabilité devient plus exigeante dans certains cas.

A. Si l’association reçoit des subventions publiques importantes

Lorsque l’association perçoit plus de 153 000 € de subventions publiques par an :

obligation de publier les comptes

comptes certifiés par un commissaire aux comptes

B. Obligation de commissaire aux comptes

Une association doit nommer un commissaire aux comptes si elle dépasse 2 des 3 seuils suivants :

• 50 salariés
• 3,1 millions d'euros de chiffre d’affaires
• 1,55 million d'euros de bilan comptable

C. Si activité économique régulière

Si l’association développe :

• vente régulière de biens
• prestations facturées
• activité commerciale structurée

Elle peut devenir :

• assujettie à la TVA
• imposable à l’IS

D. Dons importants

Il n’existe pas de plafond légal de dons.

Mais :

• Tout don important doit être validé en Bureau
• L’affectation doit être tracée
• Si l’association émet des reçus fiscaux → régime spécifique (intérêt général requis)

E. Délivrance de reçus fiscaux & rescrit mécénat

1. Principe juridique

Une association loi 1901 peut délivrer des reçus fiscaux au titre des articles 200 (particuliers) et 238 bis (entreprises) du Code général des impôts, si elle remplit les conditions suivantes :

Conditions cumulatives :

• Gestion désintéressée
• Activité non lucrative
• Absence de fonctionnement au profit d’un cercle restreint
• Objet d’intérêt général

L’administration ne délivre pas d’autorisation préalable.

Elle contrôle a posteriori en cas de vérification.

2. Le rescrit fiscal mécénat (sécurisation)

Le rescrit fiscal prévu à l’article L80 C du Livre des Procédures Fiscales permet de demander officiellement à l’administration :

« L’association est-elle éligible à la délivrance de reçus fiscaux ? »

Il est conseillé :

• Pour une association nouvellement créée
• En cas d’ambiguïté sur l’activité
• Si des dons importants sont envisagés
• Pour rassurer des mécènes ou partenaires

Il n’est pas obligatoire :

• Si l’éligibilité est juridiquement évidente
• Si les montants collectés sont faibles au démarrage

Délai de réponse : 6 mois

Absence de réponse = accord tacite.

3. Points de vigilance pour une association patrimoniale locale

Points favorables :

✔ Objet patrimonial

✔ Protection et valorisation d’un patrimoine rural

✔ Transmission de savoirs

✔ Absence d’activité commerciale structurée

✔ Fonctionnement à but non lucratif

Points à surveiller :

• Interventions sur puits privés (intérêt général à démontrer)
• Distinction claire entre cotisation et don
• Absence de contrepartie significative
• Pas de fonctionnement réservé à un cercle fermé

4. Stratégie recommandée pour une association nouvellement créée

Phase 1 — Démarrage (0 à 6 mois)

• Ne pas délivrer immédiatement de reçus fiscaux
• Encaisser cotisations et dons simples sans avantage fiscal
• Mettre en place une comptabilité rigoureuse
• Tenir un registre des dons
• Assurer une traçabilité bancaire claire

Objectif : démontrer une activité réelle d’intérêt général.

Phase 2 — Stabilisation (6 à 12 mois)

Lorsque :

• Des actions concrètes ont été réalisées
• La gouvernance est formalisée
• Le site internet est juridiquement conforme
• Les comptes sont tenus correctement

Déposer un rescrit fiscal mécénat.

5. Risques en cas de délivrance irrégulière

En cas de contrôle fiscal :

Amende = 25 % des sommes mentionnées à tort sur les reçus

Remboursement possible

Responsabilité personnelle des dirigeants

La prudence est donc recommandée.

6. Schéma stratégique adapté au développement du réseau

Année 1

Collecte modeste

Pas de reçus fiscaux

Construction de légitimité

Année 2

Dépôt d’un rescrit fiscal

Mise en place de reçus CERFA officiels

Développement du mécénat

Année 3

Articulation éventuelle avec la structure nationale

Réflexion à long terme sur une reconnaissance d’utilité publique

7. Conclusion opérationnelle

La délivrance de reçus fiscaux engage la responsabilité personnelle des dirigeants.

Il est juridiquement possible de délivrer des reçus dès la création si les conditions sont réunies.

Cependant, pour une association nouvellement constituée, il est stratégiquement recommandé :

• d’attendre quelques mois
• de structurer l’activité
• puis de sécuriser la situation par un rescrit fiscal mécénat

Bonnes pratiques de sécurisation

Recommandé :

• Deux signataires pour dépenses importantes
• Validation en PV pour engagement supérieur à un seuil fixé (ex : 500 € ou 1 000 €)
• Compte bancaire unique
• Pas de caisse parallèle

Cas particulier : remboursement de frais bénévoles

Possible si :

• Justificatifs fournis
• Validé par le Bureau
• Conforme au règlement intérieur

Option :

• Don en abandon de frais (avec reçu fiscal si association habilitée)

Rapport financier type à présenter en AG

Doit contenir :

• Total des recettes
• Total des dépenses
• Résultat (excédent ou déficit)
• Solde bancaire au 31 décembre
• Projets budgétaires à venir

Simple – clair – transparent.

Une comptabilité simple mais rigoureuse protège les dirigeants, renforce la crédibilité auprès des élus et garantit la pérennité de l’association.

Une association qui agit localement doit :

• être identifiable
• être joignable
• être lisible
• inspirer confiance

La communication n’est pas accessoire.

Elle est un outil de crédibilité institutionnelle.

A. Adresse mail dédiée

• Une adresse officielle unique
• Nom cohérent avec la dénomination associative
• Accès réservé aux dirigeants

Exemples :

contact@…

gardiensdespuits.[territoire]@…

Recommandations :

• Ne jamais utiliser une adresse personnelle
• Conserver les identifiants dans un dossier sécurisé
• Prévoir un accès partagé (Président + Secrétaire)

B. Compte Google (gestion outils numériques)

Utilité :

• Google Drive (archivage partagé)
• Google Docs (travail collaboratif)
• Google Maps (référencement local)
• Google Agenda (réunions, événements)

Bonnes pratiques :

• Structurer les dossiers dès le départ
• Restreindre les droits d’accès

C. Page Facebook

Objectif :

• Visibilité locale
• Communication événementielle
• Information publique

Contenu recommandé :

• Présentation institutionnelle
• Publications pédagogiques
• Annonces d’événements
• Photos patrimoniales
• Comptes rendus d’actions

Règles :

• Ton sobre et institutionnel
• Pas de polémiques
• Pas de promesses techniques
• Modération des commentaires

D. Compte X (ex Twitter)

Objectif :

• Communication institutionnelle
• Relation avec élus / médias
• Diffusion d’informations nationales

À privilégier pour :

• Relayer communiqués
• Interagir avec institutions
• Participer aux débats patrimoniaux

E. Dossier de présentation en PDF

Document indispensable.

Il doit contenir :

• Présentation de l’association
• Objet
• Vision territoriale
• Cadre juridique
• Coordonnées
• Contacts

Usage :

• Envoi aux mairies
• Envoi aux élus
• Demande de stand
• Partenariats

Format :

• 3 à 5 pages maximum
• Sobre
• Institutionnel
• Sans discours militant

Non obligatoire juridiquement, mais fortement recommandé.

A. Objectif du site

• Centraliser l’information
• Rassurer les élus
• Expliquer la démarche
• Permettre l’adhésion
• Diffuser les documents officiels

B. Structure minimale conseillée

Accueil

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Les puits du territoire

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Mentions légales

Politique de confidentialité

C. Éléments obligatoires

• Mentions légales
• Responsable de publication
• Hébergeur
• Politique RGPD si formulaire

Le blog permet :

• Transmission pédagogique
• Valorisation du patrimoine
• Référencement naturel (SEO)
• Création d’une mémoire locale

Contenus possibles :

• Histoire des puits du territoire
• Portraits d’anciens puisatiers
• Articles techniques vulgarisés
• Compte rendu d’intervention
• Focus sur réglementation

Règles importantes :

Pas d’allégations médicales

Pas d’avis technique engageant

Pas de critique nominative

À définir :

• Qui publie ?
• Qui valide les contenus ?
• Qui répond aux messages ?
• Délai de réponse standard (ex : 72h)

Recommandation :

Toujours valider les publications sensibles en Bureau.

Toute communication émise au nom de l’association respecte les principes suivants :

• Ton institutionnel et mesuré

Les prises de parole publiques sont rédigées dans un style sobre, factuel et non polémique.

• Neutralité politique

L’association ne soutient aucun parti, candidat ou mouvement politique.

• Neutralité religieuse

L’association agit indépendamment de toute confession ou organisation cultuelle.

• Respect des propriétaires et des institutions

Aucune communication ne met en cause nominativement une personne, une commune ou une administration.

• Respect du patrimoine

Les publications valorisent la transmission, la protection et la mémoire des ouvrages anciens.

• Non-substitution aux professions réglementées

L’association ne se substitue en aucun cas aux professions réglementées (forage, travaux structurels, expertise technique certifiée, ingénierie).

Elle agit exclusivement dans un cadre patrimonial, pédagogique et citoyen.

• Protection des données personnelles

Aucune donnée nominative n’est diffusée sans consentement.

Les photos de biens privés ne sont publiées qu’avec autorisation écrite.

Ne jamais :

• Publier sans validation sur sujet sensible
• Promettre un résultat
• Diffuser coordonnées privées sans autorisation
• Publier photos d’un puits privé sans accord

Elle permet :

• Crédibilité institutionnelle
• Visibilité locale
• Cohérence nationale
• Transmission pédagogique
• Recrutement de bénévoles
• Relations fluides avec élus